167. Поступающие обращения физических и юридических лиц регистрируются в ЕСЭДО в УК ДВА в день их поступления в УДО ДВА.
Регистрационный номер обращения физического лица состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) и буквенного индекса «ЖТ».
Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса «ЗТ».
Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АНМ» и порядкового номера в РКФ.
При поступлении повторного обращения в течение календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и так далее, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и РКФ проставляется пометка «Повторно». К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через запятую.
Обращения физических и юридических лиц, поступающие через портал «электронного правительства», подлежат регистрации после проверки целостности и действительности ЭЦП заявителя.
Делопроизводство по обращениям физических лиц и делопроизводство по обращениям юридических лиц ведутся отдельно от других видов делопроизводства.
Отказ в приеме обращения не допускается.
Регламент дополнен пунктом 167-1 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 28.08.15 г. № 473
167-1. Обращения физических и юридических лиц на неправомерные действия должностных лиц Министерства юстиции при осуществлении государственных закупок, в соответствии с подпунктом 2) части 2 статьи 15 Закона Республики Казахстан «Об административных процедурах», подпунктом 2) пункта 1) статьи 15 Закона Республики Казахстан «О государственных закупках» подлежат перенаправлению в компетентные государственные органы в порядке пункта 6 статьи 7 Закона Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
168. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Министерство, выдается талон по форме согласно приложению 3 к № 109 Правилам с указанием уникального номера.
169. На повторных обращениях, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе», «третье» и так далее, а карточка учета с пометкой «повторно» помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Ответы, на обращения, поступившие в Министерство, направляются заявителям за подписью Министра, заместителей Министра или Ответственного секретаря, в зависимости от характера обращения.
170. Передача обращений из одного структурного подразделения Министерства в другое производится только по согласию Ответственного секретаря, в случае его отсутствия лицом, исполняющим его обязанности, через УК ДВА с соответствующей отметкой в карточке учета.
Контроль за исполнением поручений руководства Министерства по обращениям физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения Министерства, возлагается на их руководителей, а также на ДВА.
Если рассмотрение обращения физического или юридического лица поручено нескольким структурным подразделениям Министерства, то ответственным за исполнение является подразделение, указанное в резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка «(созыв)».
В случае продления по указанию руководства Министерства срока рассмотрения обращения физического или юридического лица, оно берется на дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки письма УК ДВА делается отметка, вносится соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного документооборота.
171. Обращение физического или юридического лица снимается с контроля УДО ДВА после направления ответа заявителю.
При поступлении ответов на контрольные обращения структурные подразделения Министерства, ответственные за их исполнение, изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях вопросов и докладывают руководству Министерства о результатах рассмотрения с предложением о снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По обращениям физических и юридических лиц, снятым с контроля, исполнители в структурных подразделениях Министерства заполняют в учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив структурного подразделения.
172. По истечении календарного года рассмотренные обращения физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и сдаются в архив.
Анонимные обращения хранятся в УДО ДВА один год, после чего уничтожаются по акту, составляемому в произвольной форме.
173. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц осуществляется руководством Министерства в соответствии с графиком, утвержденным приказом Министра. График личного приема вывешивается на информационном стенде.
Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения.
Если обращение не может быть разрешено должностным лицом во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа, как с письменным обращением.
Запись граждан на личный прием к Министру, его заместителям либо Ответственному секретарю прекращается за пять рабочих дня до даты проведения личного приема, в соответствии с графиком.
Запись граждан впервые обратившихся с заявлением об осуществлении личного приема Министром, осуществляется после предварительного приема гражданина руководителем территориального органа юстиции, одним из заместителей Министра, курирующим соответствующее направление деятельности, либо Ответственным секретарем.
При наличии поручений по результатам личного приема руководством Министерства гражданам направляются письменные разъяснения за подписью курирующего заместителя Министра либо Ответственного секретаря.
174. Контроль за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц и исполнения поручений руководства Министерства к ним осуществляется ДВА.
175. Отчет 1-ОЛ (обращения лиц) готовится ДВА и ежеквартально направляется в Комитет по правовой статистике и специальному учету Генеральной прокуратуры Республики Казахстан посредством ИПГО путем использования имеющихся модулей и сервисов (Библиотека документов, Совместная работа, Контроль планов и поручений).
15. Дисциплинарная комиссия Министерства
176. Дисциплинарная комиссия Министерства (далее - Комиссия) - постоянный коллегиальный орган, создаваемый в Министерстве, для рассмотрения материалов служебного расследования, исследования фактов, касающихся проступка, и вынесения рекомендаций о мере взыскания в отношении административных государственных служащих корпуса «Б» центрального аппарата Министерства, первых руководителей территориальных подразделений Министерства, в том числе совершивших коррупционные правонарушения, влекущие дисциплинарную ответственность, и (или) допустивших нарушения Кодекса чести.
177. Ответственный секретарь осуществляет общее руководство деятельностью Комиссии, формирует ее состав и определяет председателя из числа руководителей курируемых им структурных подразделений.
178. Порядок формирования и работы Комиссии, а также наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих определяется Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года № 321 «Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан».