к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Официальное наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ № _____________
(дата) (индекс)
На _____ год
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_______________________
(личная подпись) Расшифровка
подписи
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер пункта по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Наименование должности руководителя ________________ Расшифровка
службы ДОУ (личная подпись) подписи
дата
Визы руководителей структурных подразделений
| Согласована протоколом ЦЭК (ЭК) организации (дата и номер протокола) | Согласована протоколом ЭПК государственного архивного учреждения (дата и номер протокола) |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| Итого: | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности работника, Расшифровка
передавшего сведения ________________ подписи
(личная подпись)
дата
Формат А4 (210X297)
Приложение 28
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № ________ Опись № ________ Дело № _____
В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе:
литерные №№ листов _________________________________________________
пропущенные №№ листов _____________________________________________
пронумерованные чистые листы _______________________________________
+ листов внутренней описи____________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации _____________________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
| Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела | №№ листов |
| 1 | 2 |
| 1. Брошюры и другие печатные издания | |
| 2. Листовки | |
| 3. Вырезки из газет | |
| 4. Открытки | |
| 5. Конверты | |
| 6. Марки почтовые | |
| 7. Марки гербовые | |
| 8. Штемпели почтовые и другие | |
| 9. Специальные почтовые отметки | |
| 10. Сургучные, мастичные печати | |
| 11. Фотодокументы | |
| 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация | |
| 13. Рисунки, гравюры, акварели | |
| 14. Автографы видных деятелей | |
| 15. Склеенные листы | |
| 16. Утрата части листов | |
| 17. Угасающий текст | |
Наименование должности лица, Расшифровка
заполнившего лист-заверитель дела __________________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А4 (210X297)
Приложение 29
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ___
| №№ п/п | Делопроизводственный индекс | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Итого ______________________________________ листов документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела _______________ подписи
(личная подпись)
дата
Формат А4 (210X297)
Приложение 30
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма описи дел
структурного подразделения организации
| Официальное наименование структурного подразделения организации | Утверждаю Наименование должности руководителя структурного подразделения _______________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _______ за _________ год (ы)
| №№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
В данную опись внесено ____________________ дел с № _______ по № _______, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи ______________ подписи
(личная подпись)
дата
Руководитель службы Расшифровка
ДОУ _______________ подписи
(личная подпись)
дата
Работник Расшифровка
архива организации _____________ подписи
(личная подпись)
дата
Примечание.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.
Формат А4 (210X297)
