(СТАРАЯ РЕДАКЦИЯ) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РК ОТ 21.12.2011 № 1570

126. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.

Формирование дел

127. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

128. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

129. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:

1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;

4) группируются в дела документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории болезней и другие.

5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

8) по объему дело не должно превышать 180 листов;

9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

130. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.

131. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

132. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

133. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.

134. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

135. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

136. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

137. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

138. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

139. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.

140. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

141. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.

Оформление дел

142. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем службы ДОУ.

143. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела согласно приложению 28 к настоящим Типовым правилам; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

144. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:

1) наименование организации; наименование структурного подразделения;

2) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; номер (индекс) дела;

3) заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;

4) архивный шифр дела.

145. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;

3) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела -указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

146. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

147. Порядок нумерации листов дела:

1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;

2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно;

7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист - заверитель, при этом старый лист - заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов.

148. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе - заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

149. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения.

150. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

151. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

152. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

153. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

154. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

155. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Оперативное хранение документов

156. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

157. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

158. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

159. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

160. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Передача дел в архив организации

161. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

162. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 30 к настоящим Типовым правилам.

163. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.

164. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

165. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

166. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй — остается в качестве контрольного в структурном подразделении.

167. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.

168. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела.

169. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

170. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Схема расположения реквизитов документа

Примечание:

1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)

2 - официальное наименование организации

3 - справочные данные об организации

4 - наименование вида документа

5 - дата документа

6 - регистрационный номер (индекс) документа

7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа

8 - место составления или издания документа

9 - гриф ограничения доступа к документу

10 - адресат

11 - гриф утверждения документа

12 - резолюция

13 - заголовок к тексту документа

14 - отметка о контроле

15 - текст документа

16 - отметка о наличии приложения к документу

17 - подпись

18 - отметка о согласовании документа

19 - оттиск печати

20 - отметка о заверении копии документа

21 - отметка об исполнителе документа

22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

23 - идентификатор электронной копии документа

24 - отметка о поступлении документа в организацию

Приложение 2

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Формат А4 (210X297)

Приложение 3

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Формат А4 (210X297)

Приложение 4

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Формат А4 (210X297)

Приложение 5

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Образец внутреннего документа

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Об увеличении штатной

численности Управления

архивов и документации

В связи со значительным увеличением объемов работ, связанных с внедрением электронного документооборота и архивов электронных документов, прошу Вас изыскать возможность увеличения штатной численности управления на одну единицу.

Формат А4 (210X297)

Приложение 6

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту

Формат А4 (210X297)

Приложение 7

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

О внесении изменений в

должностные инструкции

сотрудников

В связи с _____________________________________________________________________________________________________________

(основание)

_________________________________________________________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в должностные инструкции сотрудников ТОО следующие изменения:

1) ___________________________________________________________________________________________________________________

2) ___________________________________________________________________________________________________________________

3) ___________________________________________________________________________________________________________________

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ______________________________________________________________.

Отметка о согласовании:

Формат А4 (210X297)

Приложение 8

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ Ескендирова Еркебулана Амантаевича на должность главного менеджера маркетингового отдела с 15 марта 2009 года.

Основание: трудовой договор от 15 марта 2009 года № 31 и заявление Ескендирова Е.А. от 14 марта 2009 года.

2. ПЕРЕВЕСТИ Зубареву Анастасию Викторовну старшего бухгалтера, на должность главного бухгалтера с 16 марта 2009 года.

Основание: дополнение к трудовому договору от 14 апреля 2007 года № 28 и заявление Зубаревой А.В от 13 марта 2009 года.

3. РАСТОРГНУТЬ трудовой договор от 17 января 2007 года № 15 с Керимовым Маратом Сериковичем с 15 марта 2009 года в соответствии с пунктом 1 статьи 57 Трудового кодекса Республики Казахстан.

Основание: заявление Керимова М.С от 14 марта 2009 года.

4. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР Пазыловой Салтанат Абаевне, менеджеру проектного отдела.

Основание: докладная записка начальника проектного отдела Салова П.Г. от 10 марта 2009 года и объяснительная записка Пазыловой С.А. от 12 марта 2009 года.

Визы:

Ознакомлены:

Формат А4 (210X297)

Приложение 9

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Структура текста протокола

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Формат А4 (210X297)

Приложение 10

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Образец акта

Государственный Герб Республики Казахстан

или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации

Об итогах проверки

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии ________________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:  1. ___________________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

  2. ___________________________________________________________________________

должность, фамилия, инициалы

__________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

Текст

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр: в деле 5-7

2-й экземпляр: направлен проверяемой организации

Формат А4 (210X297)

Приложение 11

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Образец справки

Комитет информации и архивов

Министерства связи и информации

Республики Казахстан

О состоянии работы по

подготовке информационного

справочника «История Казахстана

в зарубежных архивах (XVI-XX вв.)»

ТЕКСТ

Директор                                          подпись                                   Б. Конысбаева

Исп. Паримбекова К.

Тел.: 24-06-32

Формат А4 (210X297)

Приложение 12

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Образец справки

КСК «Егемен»

Аяпбергенова Кульжан Хайбулловна работает главным бухгалтером Национального центра археографии и источниковедения.

Директор                                            подпись                                Б. Конысбаева

Исп. Закирова А.

Тел.: 24-04-70

Формат А5 (148X210)

Приложение 13

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Образец письма

ТОО «Кулагер»

Юридический отдел

пр. Рыскулова, 12, г. Алматы,

020000

О претензии по договору

от 15.03.2008 № 44/56

Уважаемые господа!

В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28.12.2008 по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 15.03.2008 № 44/56 обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15.01.2009 № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.

Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.

Приложение: акт на 2 л. в 1 экз., на русском языке

С уважением,

Коммерческий директор                                  (подпись)                                  (расшифровка подписи)

Исп. Петрова Н.Н.

тел. 35-45-44

Формат А4 (210X297)

Приложение 14

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

в документационной службе организации

Письма, направленные в копиях для сведения.

Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.

Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).

Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сообщения о совещаниях, заседаниях.

Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).

Телеграммы и письма о разрешении командировок.

Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.

Документы с пометой на конверте «Лично».

Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Прейскуранты.

Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).

Сводки.

Учетные данные по кадрам.

Приложение 15

к Типовым правилам документирования и

управления документацией в государственных и

негосударственных организациях

Форма карточки регистрации входящих документов

Формат А5 (148X210)

Приложение 16