Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
Документы с пометой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 15
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма карточки регистрации входящих документов
Формат А5 (148X210)
Приложение 16
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма журнала регистрации входящих документов
| №№ п.п | Дата поступления | Корреспондент, дата и индекс входящего документа | Вид документа, заголовок или краткое содержание входящего документа | Резолюция или кому направлен документ на исполнение | Расписка в получении документа, дата | Отметка об исполнении документа | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
Формат A3 (420X197)
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
| №№ п.п. | Дата и индекс исходящего (внутреннего) документа | Корреспондент | Заголовок или краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа и направлении в дело | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Формат A3 (210X297)
Приложение 17
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю
по состоянию на ___________________
(число, месяц, год)
| №№ п/п | Наименования структурных подразделений | Документы на контроле | Из них документы |
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполненные | находящиеся на исполнении | с продленным сроком исполнения | просроченные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ ___________________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210X297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 18
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц
по состоянию на ___________________
(число, месяц, год)
| №№ п/п | Наименования структурных подразделений | Находится на исполнении | Из них |
| всего | поступило за предыдущий месяц | исполняются в срок | просрочены |
| всего | срок продлен |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| Всего: | | | | | |
Наименование должности руководителя Расшифровка
службы ДОУ ___________________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210X297)
Приложение 19
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции
| Поступление | Выдача |
| Дата поступления | Дата и номер сопроводительного документа | Наименование предприятия - изготовителя | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Дата выдачи | Дата и номер документа на выдачу | Кому выдано | Количество экземпляров | Серия и номера бланков | Расписка в получении | Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции |
| Наименование структурного подразделения | Фамилия и инициалы получателя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | | |
Формат А4 (210X297)
Приложение 20
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики
Казахстан и специальной штемпельной краски
| №№ п.п. | Наименования и оттиски печатей и штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан | Кому выдано | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски |
| Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски | Фамилия и инициалы должностного лица-получателя | Дата и расписка в получении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210X297)
Приложение 21
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
Форма журнала учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами
| №№ п.п. | Наименование структурного подразделения, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами | Должность и фамилия лица, получившего перьевую авторучку, заправленную специальными чернилами | Дата выдачи и расписка в получении | Дата возврата и расписка в приеме | Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210X297)
Приложение 22
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
______________________________________________________________
название организации
АКТ
| ____________________ (дата) Место издания (на государственном языке) | № _______________ Место издания (на русском или ином языке) Утверждаю Наименование должности руководителя организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Приема передачи печатно-бланочной продукции, печатей,
штампов, подлежащих защите, средств защиты документов
и регистрационных учетных форм к ним
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии ____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. ________________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _________________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите (отдельно по видам) серии __________________ с № ___________
по № ___________ в количестве _________________________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите _____________________
_________________________________________________________________________________________________________________________
(даты, номера, количество экземпляров актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве _________________________________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан в количестве ________________________________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ______________________________________________________________________________________________
(наименования средств защиты)
в количестве _________________________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: __________________________________________________________________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
__________________________________________________________________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи, количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты документов ________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)
Передал (а) _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) _____________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подпись расшифровка подписи
Формат А4 (210X297)
Приложение 23
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
_________________________________________________________________
название организации
АКТ
___________________ № ___________
(дата)
Место издания
(на государственном языке или
ином языке)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
О выделении к уничтожению
испорченных экземпляров
печатно-бланочной продукции,
подлежащей защите
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Отобраны к уничтожению испорченные экземпляры следующих видов печатно-бланочной продукции, подлежащей защите:
| №№ п.п. | Наименование вида печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Серия и номера экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Количество экземпляров испорченных печатно-бланочной продукции, подлежащей защите | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого __________________________ испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
(цифрами и прописью)
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии _______________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, внесены, испорченные экземпляры в количестве
________________________ уничтожены путем ________________________.
(цифрами и прописью) (вид уничтожения)
Наименование должности ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210X297)
Приложение 24
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
_______________________________________________________________
название организации
АКТ
___________________ № ___________
(дата)
Место издания
(на государственном языке или
ином языке))
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
О выделении к уничтожению
печатей и штампов, подлежащих защите
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______«О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Отобраны к уничтожению следующие печати и штампы, подлежащие защите:
| №№ п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии __________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журнал внесены, печати и штампы, подлежащие защите, в количестве ____________________________ штук уничтожены путем
(цифрами и прописью)
___________________________.
(вид уничтожения)
Наименование должности ____________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210X297)
Приложение 25
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
_____________________________________________________________
название организации
АКТ
___________________________ № ____________
(дата)
Место издания
(на государственном языке или
ином языке)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
_______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
О выделении к уничтожению
средств защиты документов
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Отобраны к уничтожению следующие виды средств защиты документов:
| №№ п.п. | Наименование | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Составлен в ____ экземпляре (ах):
1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)
Председатель комиссии ___________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии _____________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Отметки в журналы учета №№ ____ внесены, средства защиты документов уничтожены путем _________________________.
(виды уничтожения)
Наименование должности ___________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Формат А4 (210X297)
Приложение 26
к Типовым правилам документирования и
управления документацией в государственных и
негосударственных организациях
___________________________________________________________
название государственной организации
АКТ
___________________ № ___________
(дата)
Место издания
(на государственном языке или
ином языке)
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
О выделении к уничтожению неиспользованной
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______«О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. _____________________________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Отобраны к уничтожению утратившие в связи ______________________________________________________________________________
(ликвидацией, реорганизацией)
__________________________________________________________________________________________________________________________
